Niger: ALIMA - NIGER - Administrateur terrain H/F - Zinder

ALIMA recrute un(e) Administrateur (trice) terrain H/F à Zinder, au Niger.

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

L’administrateur terrain est responsable de gérer l’administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence, paie), de contrôler l’adéquation des engagements de dépenses avec les procédures de l’association, de suivre les moyens financiers engagés sur le projet (suivi des dépenses, comptabilité, suivis et révisés budgétaire, suivi des tableaux d’allocation par bailleurs de fonds) ainsi que de mettre en place les outils de gestion financière et RH.

Dans ses différents domaines d’intervention l’administrateur terrain devra s’assurer :

• du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays ;
• de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur son terrain ;
• du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements) ;
• de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives.

1. Comptabilité

Objectif : L’administrateur terrain est le garant de l’application des règles de sécurité de l’argent, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa mission.

• Mise en œuvre des procédures: sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).
• Suivi des allocations comptables (codes comptables, projets et axes analytiques, codes bailleurs).
• Gestion des caisses et banques de son projet.
• Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant administrateur), classement des pièces comptables, et réalisation de la clôture terrain mensuelle, envoi en capitale.
• Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

2. Gestion de la trésorerie

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

• Suivi des soldes bancaires et caisses sur le projet.
• Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.
• Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.

3. Gestion générale des moyens

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

• Gestion adéquate des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance,…).
• Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.
• Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).
• En lien avec les coordinateurs, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources.
• Tenue à jour de l’archivage administratif de la mission.

4. Gestion budgétaire

Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.

• Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources.
• Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur Terrain, à l’établissement du budget et du tableau d’affectation par le/les bailleurs de fonds.
• Analyse, en lien avec le Coordinateur Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.

5. Gestion administrative du personnel national

Objectif : Garantir le respect des règles administratives de gestion du personnel national, et assurer que ces règles sont intégrées et respectées par tous.

• Suivi et mise à jour de la paye et des dossiers du personnel.
• Suivi des présences et absences du personnel.
• Préparation de la paie.

6. Gestion qualitative du personnel

Composition des équipes

• Mise à jour des organigrammes.
• Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour.

Bilans individuels

• Planification des bilans.
• Mise à disposition des équipes des documents nécessaires pour la réalisation des bilans.

Communication interne et représentation du personnel

• Diffusion de l’information du personnel sur l’association et la mission.
• Organisation des réunions du personnel.

Recrutement

• Soutien aux coordinateurs concernant le recrutement (processus, entretien, etc.).

Pour visualiser le profil de poste, cliquez sur le lien ci-dessous:

2015_11_04 NIGER Admin terrain ZINDER

Pour postuler, merci d’envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation à candidature@alima-ngo.org, en précisant dans l’objet du message la référence «ADMIN ZINDER» avant janvier 2016.