Mali: ALIMA - MALI - Responsable Logistique Projet H/F - Diré

ALIMA recrute un(e) Responsable Logistique Projet H/F dans le cadre de son programme médical dans la région de Tombouctou, au Mali.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

1. Suivi de l’activité et définition des objectifs

• Décrit et analyse son activité dans son environnement :
• compile les données quantitatives logistiques (consommations, stocks, distributions) et les analyse avant transmission au coordinateur logistique,
• rédige la partie logistique des rapports pour son activité (sitrep mensuel),
• identifie les acteurs locaux faisant partie de son environnement de travail : autorités locales, ONG, prestataires de services, fournisseurs. Création ou maintien des relations favorables de travail avec ces interlocuteurs.
• Avec les responsables d’activité médicaux et le coordinateur de projet, détermine les besoins pour les structures appuyées du projet en eau, hygiène et assainissement, et biens de première nécessité.
• Avec les responsables d’activité médicaux et le coordinateur de projet, détermine les besoins nouveaux, de maintenance ou d’approvisionnement pour les infrastructures médicales (énergie, éclairage, matériel, consommables) et pour les logements et bureaux de l’équipe régionale.
• Participe à d’éventuelles missions exploratoires ou d’évaluation.
• Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs.

2. Mise en œuvre des programmes

2.1. Secours non médicaux :

• Supervise l’approvisionnement en eau de qualité dans les structures médicales soutenues (24 CSCOM + 2 hôpitaux) en collaboration avec le responsable WASH.
• Supervise l’hygiène et l’assainissement (toilettes, douches, évacuation et traitement des eaux usées, évacuation des eaux de ruissellement) dans les structures soutenues en collaboration avec le responsable WASH.
• Supervise la chaîne de traitement des déchets (collecte, tri, destruction, décharge) dans les structures soutenues en collaboration avec le responsable WASH.
• Supervise l’approvisionnement en biens de première nécessité (kits) en collaboration avec le Responsable Approvisionnement.
• Veille à la mise en sécurité des installations et des bâtiments (présence d’extincteurs, mise à la terre des installations électrique, etc…) en collaboration avec le coordinateur logistique et le district sanitaire.

(Ces responsabilités comprennent les étapes de planification, mise en œuvre et supervision)

2.2. Secours médicaux :

• Sur la base des besoins définis pour les structures médicales, propose à la coordination des solutions, évalue les moyens à mettre en œuvre, établit des devis détaillés et propose un plan d’action.
• Organise et supervise les travaux décidés.
• Organise et supervise la maintenance et l’entretien des infrastructures et du matériel des 2 hôpitaux.

3. Gestion des ressources humaines

3.1. Composition des équipes :

• Définit les postes nécessaires au regard de son activité et établit les profils de poste.
• Organise le recrutement du personnel dans son activité (avec l’appui du Coordinateur RH et le coordinateur Logistique).
• Organise avec les superviseurs le remplacement du personnel absent.

3.2. Encadrement des équipes :

• Organise et supervise le travail des membres de son équipe.
• Anime et organise les réunions régulières de son équipe.
• Organise la circulation de l’information au sein de son équipe.
• Identifie les potentiels au sein du personnel de son activité.
• Planification des congés du staff.

3.3. Bilans individuels :

• Réalise au moins une fois par an les bilans individuels des superviseurs dont il a la charge et délègue la réalisation des bilans des autres personnels.

3.4. Formation continue :

• Définit les besoins en formation de son équipe en adéquation avec les objectifs du projet.
• Participe à la formation des membres de son équipe par l’accompagnement dans le travail.

3.5. Cadre administratif et financier :

• Respecte le règlement intérieur, notamment dans l’organisation du temps de travail. Réfère ou demande conseil au responsable administration terrain si nécessaire.
• Se tient informé des codes projet et codes contrat, de leurs dates de validité et de leurs spécificités.
• Il participe à la révision budgétaire semestrielle (mi année) et réajuste si nécessaire les lignes budgétaires propres à la logistique.

4. Gestion des stocks

• S’assure de la mise en place des outils de gestion de stock : Tusuistesstocks, fiche de stock… en lien avec le responsable appro pays.
• Centralise et contrôle les inventaires mensuels.
• Effectue des contrôles physiques des stocks.
• Suit et analyse les consommations de nourriture, de carburant et des consommables courants (chlore, produits d’hygiène, papeterie).
• En lien avec le Responsable Approvisionnement, il assure et contrôle la qualité du stockage dans les entrepôts.
• S'assure de la bonne gestion du stock au travers des fiches de stock, en mettant en place des outils de contrôle.
• Surveille étroitement les dates de péremption des biens stockés.
• S’assure que les waybills et les documents de transport de projet sont élaborés précisément.
• Assure le suivi des donations (matériel logistique et médical), de l’établissement et de l’archivage des certificats de dons.

5. Commandes et approvisionnement

• Assure le respect des procédures d’achat sur le terrain.
• Centralise les commandes des différents terrains (Diré et Goundam) et établit les commandes de consommables selon le suivi de consommation et la fréquence d’approvisionnement et les transmet au Responsable Approvisionnement.
• Valide les devis et les commandes de matériels pour les chantiers.
• Centralise toutes les demandes pour les activités médicales et les transmet au Responsable Approvisionnement.
• Assure la supervision et le contrôle des prévisionnels d’achat des terrains.
• Il s'assurera de la disponibilité de la liste des prix fournisseurs auprès du log superviseur base.
• Transmet les commandes pour la capitale selon la fréquence prévue avec le Responsable Approvisionnement.
• En relation avec le Responsable Approvisionnement en charge en capitale :

· fait le suivi des envois,

· donne un ordre de priorité dans l’approvisionnement,

· assure la réception des commandes sur les terrains,

· assure le suivi des reliquats.

6. Parc automobile du projet

• S'assure que les services standards des véhicules loués sont exécutés, ainsi que les contrôles journaliers et hebdomadaires par les locataires.
• S’assure du pointage de l’utilisation des véhicules loués.
• S’assure de consommations rationnelles pour tous les véhicules et équipement motorisés.
• Assure la gestion du stock mécanique (pièces détachées, consommables, stock de carburant).
• Met en place la planification hebdomadaire et journalière de l’utilisation des véhicules.
• Contrôle les déplacements effectués par les engins.

7. Base de vie et bureau

• Participe à l’amélioration du cadre de travail et de vie des maisons et bureaux.
• S’assure de la sécurité des lieux occupés.
• Sur la base des besoins définis, propose à la coordination des solutions, évalue les moyens à mettre en œuvre, établit des devis détaillés et propose un plan d’action.
• Organise et encadre les travaux décidés.
• Organise et encadre la maintenance et l’entretien des infrastructures et du matériel.
• Organise l’utilisation et l'entretien des générateurs et autres équipements.

8. Gestion des équipements

• Met en place et actualise l’outil de gestion des équipements : Tugères.
• Envoi mensuellement Tugères Responsable activités logistiques et infrastructure.
• Veille au bon fonctionnement des équipements et à leur bonne utilisation: communication, informatiques, bureautique…
• Définit les besoins en équipement au niveau régional.

9. Sécurité

(Responsabilité partagée avec le Coordinateur de projet)

• Participe à la création ou à la maintenance d’un réseau local d’interlocuteurs permettant d’expliquer notre action et de recueillir des informations concernant la sécurité de la population et des équipes du Projet.
• Met en œuvre les mesures de sécurité.
• Partage les informations avec l’équipe et le coordinateur de projet.
• Représente le Projet auprès de certains interlocuteurs sur délégation du coordinateur de projet.
• Participe à la mise à jour du guide sécurité et à l’élaboration du plan d’évacuation et à l’analyse des risques.
• S’assure que les règles pratiques de sécurités sont connues (briefings) et appliquées par les membres de l’équipe.
• Est responsable du matériel lié à la sécurité (malle sécu, matériel d’identification).

10. Reporting

• Rapport logistique régional (compilation et consolidation de tous les rapports : narratif, rapports de stocks, inventaires…
• Transmet le rapport à la coordination Projet et centrale.
• Rédige un rapport annuel du projet.
• Organise un classement clair et un archivage de toute la documentation concernant la logistique.

Pour visualiser le profil de poste, cliquez sur le lien ci-dessous:
2015_10_20 MALI Responsable Logisticien Projet Diré

Pour postuler, merci d’envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation à candidature@alima-ngo.org, en précisant dans l’objet du message la référence «RLP Diré - Mali » avant le 15 novembre 2015.